Tres hábitos para mejorar tu productividad y hacer que las cosas se hagan

Mi trabajo actual ha tenido como peculiaridad que mis Jefes se preocupan por el desarrollo profesional de sus empleados. Por eso, nos envían muchas lecturas tanto de aspecto técnico como de crecimiento personal. Entre 2016 y 2017 nos han dados los siguientes libros para leer:

Getting Things Done por David Allen
Scrum: El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo por Jeff Sutherland.
The Phoenix Project por Gene Kim, George Spafford, and Kevin Behr
Aprendiendo a aprender: Poderosas herramientas mentales (Coursera)

Hay un par de cursos que se me olvida mencionar. Pero lo importante es que después de estas lecturas me permitieron comprender y aplicar bien estrategias para aumentar mi productividad laboral (y personal). Pude reducirlas algo básico que cualquiera puede aplicar, si tiene la fuerza de voluntad suficiente.

Hay una cosa que se debe tomar en cuenta.

Todas las estrategias, técnicas, tácticas y trucos de productividad te pueden ayudar a manejar el tiempo. Pero esto no te hace necesariamente productivo como se supone que debe ser, es importante acotar: una cosa es ser productivo y otra estar ocupado.

Puedes llenarte tareas pero si están nos producen un resultado claro a corto, mediano o largo plazo no sirven para nada, y pierdes tu tiempo.

Por otro lado hay mucha gente que se dedica a buscar e investigar tanto sobre productividad y va probando complejos planes de productividad a cada rato, sin lograr nada.

Productividad es hacer que las cosas se hagan, y que tenga un resultado tangible en el tiempo. Punto.

Ahora de todo lo leído quise reducir todas las estrategias de productividad a tres hábitos/ejercicios puntuales que practico para organizar mi vida laboral como personal. Y hasta el momento me han ayudado para estar al día siempre con mis obligaciones.

Aprovecha estos consejos, te van ayudar bastante en tu vida.

1) Crea y usa una lista de tareas por hacer (To-do list)

Una lista de tareas (To-do list en ingles) no es más que una lista donde llevas registro de todas las tareas que tengas pendientes o que tengas que hacer un futuro. En mi caso, tengo una lista de tareas donde anoto tanto mis tareas laborales como personales. Otras personas pueden preferir tener una lista para el trabajo y otra personal.

Inclusive es conveniente tener dos listas, una donde anotas todas las tareas, actividades y demás que tengas sin organizar y otra donde organices esas tareas. Lo importante es sacar todas esas tareas de tu mente.

El beneficio de esto que no tienes que pensar en ello. Como explica David Allen en su libro, cuando acumulamos nuestras “tareas por hacer” en nuestra mente nos llenamos de preocupaciones, estrés y nerviosismo por ellas ya que el cerebro las percibe como una “amenaza” (las consecuencias de no hacerlas). A parte, hay tareas que son más importantes y otras que no son tan importantes pero hay que hacer, debido a eso muy factibles que olvidemos las menos importantes.

Y lo más importante, al estar preocupado por las tareas a continuación no enfocamos las energías y la atención suficiente a las actividades que estemos haciendo en el presento. Por ello siempre anota las tareas en una lista, nunca las guardes en la cabeza.

La forma analógica más sencilla, es agarrar una libreta y en cada página ir anotando las tareas del día siguiente. Si se quiere ser más organizado puede usarse una agenda. Pero ya que estamos en el mundo digital y la era del internet, Hay cientos de aplicaciones para hacer esto, las más populares son Todoist o trello. Yo en lo personal utilizo Todoist para llevar mis tareas a nivel individual, Trello funciona mejor para llevar proyectos grupales.

Ahora la frecuencia con la cual actualizas tu lista tareas depende enteramente de ti. En mi caso, actualizo mi lista cada domingo en la tarde para planificar mi semana. Hay otras personas que planifican el dia a dia, planifican hoy las tareas de mañana. Es tu elección.

Un consejo, para evitar tener tu vida excesivamente planificada y tener una lista de tareas inmensa aplica la regla de los 2 minutos. Si ves que puede realizar una tarea/actividad en dos minutos hazla de una vez, no la anotes. Claro esto sirve para tareas que no estén planificadas sino que aparecen en el transcurso de cada jornada de trabajo.

Haz una lista de tareas y anótalas todas ahí. No dejes ninguna en tu mente. Y un consejo más: trata de anotar tareas que equivalgan a acciones tangibles, evita tareas intangibles y abstractas, vemos los siguientes ejemplos:

Tarea errónea: leer un libro al mes.

Tarea correcta: Leer el capítulo 1 de la novela X

2) Dale una prioridad a cada tarea.

Para maximizar la eficacia del uso de una lista de tarea es saber darle prioridad a propiedad a cada una. Cada tarea puede ser más o menos importante que otra. Otras tareas pueden ser más urgentes que otras. Hay tareas que son importantes pero no urgentes y viceversa.

Tienes que evaluarte a ti mismo.

Hay que tomar en cuenta el tipo de personalidad que tienes. Hay personas que trabajan mejor en la mañana, otras en la tardes o en la noche. Es importante planificar las tareas más importantes para el momento en que estés más activo mentalmente.

Por otro lado, hay que jugar con la fuerza de voluntad. Imagina tu voluntad como una barra de energía, como en los videojuegos, mientras más la uses en hacer tareas durante el día mas se desgasta. La única forma de recargarla es durmiendo 8 horas. Por eso es importante cuando organices tus tareas hacer primero -al inicio de tu actividades- las más importantes, urgentes y prioritarios que tengas.

Dicho esto: ¿Cómo puedes organizar tus tareas y actividades?

Puedes guiarte con el cuadro de urgente-importante de Stephen convey

La descripción de los cuadros es así:

Importante y urgente: es indispensable dedicarle tiempo a estas actividades de manera prioritaria y sin demora. Se tienen que hacer de una vez.

Importante y no urgente: tareas indispensables por hacer pero no tienen que realizarse de una vez. Pueden ser planificadas para hacerse posteriormente, con la debida calmada.

Urgente pero NO Importante: tareas que habrá que tratar de delegar, en la medida de lo posible; actividades que habrá que aplazar, pero asegurándose de que no sea por mucho tiempo, atendiendo siempre a su prioridad.

Ni Importante Ni Urgente: estas actividades deben ser descartadas. Dejarse para tiempos libres, etc.

En base a estos cuadrantes puedes ordenar tus tareas. Así puedes definir cuales hacer primero, cuales puedes dejar para trabajar después con calma pero hay que realizarse o simplemente posponerse ad finitum.

En mi caso, las tareas importantes y urgentes las planifico en las mañanas y en los primeros días de la semana (lunes a miércoles). Las tareas importantes pero no urgentes las dejo para la tarde y finales de semana (jueves a sábado). A parte, tengo por política no asignarme más de 6 tareas por día.

Con las tareas no importantes o no urgentes las dejo para mis momentos libres o cuando no tengo nada que hacer

También aplico estas reglas cuando hay choques de prioridades en mis tareas:

Si dos tareas implican el mismo consumo de tiempo, ha de considerarse más urgente la que tenga la fecha límite antes.

Cuando existen dos tareas con la misma fecha límite, la más urgente es la que requiere del uso de más tiempo para ser realizada.

Descubrir que una tarea es más larga de lo previsto supone incrementar su grado de urgencia.

Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.

Cuando haya que establecer prioridades entre dos tareas diferentes, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.

Las actividades importantes pueden diferenciarse del resto porque producen resultados tangibles y se encuentran acordes con las metas y objetivos individuales, y también a nivel de organización. Pueden definirse como tareas clave.

El principal riesgo asociado a estas tareas está en posponer su consecución debido a su menor grado de urgencia comparado con otras, sin embargo, actuando de esta forma se está obviando el valor que aportan.

Ahora viene el paso más importante de todos.

3) Empieza a completar tu lista

Toma toda tu fuerza de voluntad y empieza a completar tu lista. Hazlo con tenacidad asesina, imagina que cada tarea por hacer un paso hacia el éxito, hacia el triunfo y empieza a completar tu lista de tareas. No dudes ni pienses, solo ponte a hacer y hacer hasta que completes tu lista de tareas cada día. Que las tareas que asignaste queden completas al final del día.